Le traitement pourrait être comparé à celui d’un tirage de photos numériques réalisé via Internet : le document numérique du client est déposé dans un panier virtuel pour transfert sur un serveur distant par transmission sécurisée (SSL et réseaux privés virtuels).

Une combinaison d’empreintes électroniques, basées sur des algorithmes de chiffrements irréversibles (MD5 et SHA-256), est automatiquement générée. On peut la considérer comme l’ADN du document déposé. Dans les accusés imprimés de réception (pour dépôt au rang de l’étude) ou de restitution (dans le cadre d’une demande ultérieure du client), on retrouve ses empreintes sous forme de code-barre 2D ou de codes composés de lettres en majuscule ou minuscule, de chiffres et de symboles.

Lorsque la date d’expiration du dépôt électronique arrive, à charge pour l’office de notariat de contacter son client qui peut demander la suppression du dépôt et du document électronique conservé à distant sur un serveur ou une extension de la période de dépôt.

Un service facturé au forfait et au mégaoctet déposé

Combien cela coûte ? Pour le client, la réponse n’est pas évidente puisqu’il faut compter un forfait par dépôt d’enveloppe (250 euros) avec un barème dégressif par Mégaoctet (Mo) déposé et par an (entre 1 euro et 25 centimes). En cas de duplicata, il faut compter 100 euros + 0,10 euro par Mo.

Les offices de notaires souhaitant adopter cet outil seront modestement mis à contribution : ils devront s’acquitter d’un forfait mensuel de 25 euros par mois pour pouvoir utiliser de manière illimitée le service notarial de dépôt électronique.

Dans le cadre du développement de ce produit qui entre clairement dans une approche tiers de confiance, la Chambre notarial de Paris a fait appel à des prestataires externes comme Oberthur qui fournit les clé USB sécurisées ou le cabinet conseils i-Tracing qui est intervenu sur le volet de la traçabilité.

Mais c’est Dictao, un éditeur français spécialisé dans les applications sensibles (comme les télé-déclarations), qui a conçu et mis en place le service notarial de dépôt électronique. Le coffre-fort des notaires est basé sur le produit Dictao Secure Server Storage.