Pour gérer les courriers électroniques, les documents techniques et bureautiques, les entreprises ont recours à des solutions de gestion de contenu. Par exemple, la copie d’un contrat pouvait se retrouver sur plusieurs disques durs dans une société avec des corrections différentes sur chacun de ces documents. Dans ce cas précis, une solution de gestion de contenu (ECM) peut permettre à une version de travail unique de ce contrat de se retrouver dans un dossier partagé entre les collaborateurs. Chacun d’entre eux travaillent alors sur le même fichier.

D’après une étude de Markess International réalisé auprès de 150 organisations (clientes et prestataires de solutions) au cours du troisième trimestre 2008, les problèmes rencontrés par 53% des entreprises dans le cycle de vie de gestion des contenus concernent notamment la « multiplicité des versions des documents ». Il y a également la perte d’informations, la recherche complexe et souvent infructueuse de tel ou tel fichier, les erreurs opérationnelles et tout simplement la perte de temps.

Le premier enjeu de la gestion des contenus de type e-mail, page Web, son, image, formulaire, serait d’apporter une amélioration du travail collaboratif (pour 73% des sociétés interrogées).

La fonctionnalité la plus recherchée, qui remporte 67% des « voix »  est de scanner et numériser des documents papiers. Mais plus pour longtemps : en 2010, il faudra que les ECM se consacrent en priorité à la publication des contenus au format électronique, au stockage et à la sécurité.

ECM : 1,4% du marché global des logiciels et services IT

La même année, le marché de la gestion de contenu d’entreprise atteindra les 840 millions d’euros en France en enregistrant une croissance moyenne de 13% par an. Aujourd’hui, il pèse 660 millions d’euros, soit 1,4% du marché global des logiciels et services IT dans l’Hexagone.

Markess International note que 55% des sociétés interrogées disposent d’une solution ECM. Mais beaucoup d’entre elles s‘aperçoivent que leurs besoins ne sont pas entièrement satisfaits par leurs outils.

Les entreprises vont donc développer un intérêt croissant pour les solutions de gestion de contenu globales (56%) ou partielles au cours des prochaines années. A l’horizon 2010, 30% des sociétés interrogées envisagent d’augmenter leur budget de plus de 10% dans ce domaine, 22% prévoient d’accroître la dépense de 6 à 10% et 16% d’entre elles de 1 à 5%.