De plus en plus d’entreprises s’orientent vers la diffusion de documents électroniques en interne, principalement grâce à l’essor de l’intranet (voir édition du 29 juin 1999). Seulement, même si de plus en plus de documents sont échangés au sein de l’entreprise sous forme électronique, de nombreux papiers sont encore à gérer.

Spécialisée dans le développement de solutions de bureaux « sans papier » la société texane ImageTag propose une nouvelle solution clés en main, c’est-à-dire rassemblant le matériel de numérisation, les logiciels clients et serveur nécessaires et les services de maintenance, en collaboration avec Xerox et 3M. Le principe est le suivant : lorsqu’un document papier parvient à l’entreprise, il est référencé sur ordinateur à l’aide d’un formulaire de base de données SQL. Il reçoit alors un code-barre PostIT eFlag, que l’on fixe physiquement en haut du document. Celui-ci est alors numérisé sur un copieur et stocké sur un serveur sous la forme de fichier électronique au standard PDF (format Acrobat) ou TIFF. N’importe quel collaborateur peut ajouter un document, dès lors qu’un copieur proche de son bureau est relié au serveur.

L’intérêt du bureau sans papier est d’accélérer la diffusion de l’information, de réduire les coûts en papier et en impression, et accessoirement d’éviter les pertes de documents. Selon les termes de l’accord, Xerox met à disposition son réseau de distribution commerciale, ses agents techniques et ses copieurs numériques. De l’autre, 3M fournit son système d’annotation Post-IT eFlags, qui sert à référencer les documents électroniques pour, par exemple, les adresser aux bons destinataires.

Selon ImageTag, ce type d’offre permet des économies importantes. Elle implique toutefois un budget de départ conséquent : 30 000 dollars (180 000) dollars pour le serveur, les logiciels et les licences de 10 utilisateurs. Auxquels il faudra rajouter les montagnes de disques durs nécessaires.

Pour en savoir plus : ImageTag