L’utilisation appropriée des outils de gestion de contenus en entreprise (Enterprise Content Management ou ECM en anglais) peut d’améliorer les processus d’organisation et favorise les pratiques de sauvegarde de l’environnement, selon une nouvelle étude du cabinet d’analyses IT Gartner.

Dans son rapport Enterprise Content Management Strategies for Green IT (une présentation est disponible sur son site Web) , Gartner recense six secteurs d’activité dans lesquels les sociétés peuvent définir des processus favorisant une approche écologique. De manière basique, l’utilisation de formulaires électroniques réduit la consommation de documents papier.

Gartner conseille aux entreprises de concentrer leur déploiement ECM sous un angle couvrant l’ensemble des besoins de l’entreprise. L’objectif est de consolider les applications en utilisant des « moulinettes » pour gérer les contenus de manière transverse et d’automatiser des processus complexes à chaque que le besoin s’en fait ressentir.

Par exemple, Gartner incite fortement les sociétés à prendre en considération le temps de serveur gaspillé en traitement d’informations qui ont été dupliquées sur plusieurs systèmes. « Evaluez la consolidation des référentiels et les approches d’entreprise lorsque vous envisagez une stratégie ECM », peut-on lire dans l’étude. « Eloignez-vous des obscurs départements en entreprise dans lesquels les informations sont souvent enfermées au lieu d’être accessibles dans toute l’entreprise ».

Préférer le numérique au papier

L’externalisation de certains éléments d’un système ECM peut également apporter des avantages écologiques car les sous-traitants cherchent à optimiser le déploiement de leur infrastructure, selon le rapport Gartner.

Autre conseil prodigué : les sociétés devraient également stocker des documents numériques, plutôt qu’en format papier. La consommation d’énergie associée à la fabrication et la distribution de papier, qui nécessite un système d’air conditionné pour les lieux de stockage les plus vastes, peut se révéler importante.

« La notion d’un bureau sans papier, apparue dans les années 80, montrait comment la technologie pouvait apporter de l’efficacité et changer la façon de travailler » déclare Mark Gilbert, vice-président en charge des recherches chez Gartner.

« Les entreprises réalisent que l’amélioration des processus et la transition du papier vers le numérique peuvent également apporter d’importants avantages écologiques comme les économies d’énergie relatives à la production du papier, à sa distribution, à son utilisation et au recour au courrier postal », conclut-il.

Adaptation d’un article Vnunet.com en date du 12 janvier 2009 et intitulé Content management key to a greener enterprise.