Près d’un quart des e-mails en entreprise sont à caractère personnel
Pertes de productivité et indiscrétions sont les principaux risques liés à l’usage des messageries professionnelles à des fins personnelles.
Près d’un quart ? 23 % exactement ? des courriers électroniques stockés dans les boîtes e-mail en entreprise sont de nature personnelle. C’est ce qui ressort de l’étude intitulée Corporate Email User Habits (Habitudes des utilisateurs d’e-mail en entreprise), menée par Mirapoint, expert américain en sécurisation des messageries, et le cabinet Radicati Group. En ajoutant à ce résultat les 33 % de courriers indésirables qui, selon un constat effectué en avril 2005, envahissaient les messageries professionnelles, les deux sociétés à l’origine de l’étude concluent que « plus de la moitié des messages électroniques d’entreprises n’ont aucune teneur professionnelle ».
L’utilisation généralisée de la messagerie électronique à des fins personnelles en entreprise n’est un secret pour personne, y compris pour les employeurs. Mais le phénomène pourrait se révéler d’une ampleur supérieure à ce qu’on imaginait jusqu’à présent. Seulement 28 % des personnes interrogées affirment ne jamais utiliser leur messagerie pour envoyer des contenus divertissants (blagues, clip vidéo, photos…) à leur collègues ou amis à partir de leur poste de travail.
Ainsi, 72 % des employés détournent l’outil de communication à des fins extra-professionnelles (33 % des sondés le feraient rarement, 29 % occasionnellement et 8 % souvent). « Ces résultats démontrent que l’utilisation personnelle de l’e-mail est sans doute beaucoup plus répandue que les employeurs ne le soupçonnent et qu’elle risque de nuire sérieusement à la productivité », estime Marcel Nienhuis, analyste chez Radicati Group.
Perte de contrôle des informations
Sans parler des 12 % d’utilisateurs qui avouent partager, illégalement, des fichiers musicaux via l’outil de messagerie. Outre la surcharge de la bande passante, ces activités présentent des risques légaux de violation des droits d’auteur dont l’employeur pourra être tenu responsable.
Aux usages détournés s’ajoutent les risques de perte de contrôle des informations confidentielles de l’entreprise. En effet, 25 % des utilisateurs d’une messagerie professionnelle admettent transférer leurs e-mails professionnels vers leur adresse personnelle. Inversement, 62 % des sondés (dont 32 % rarement et 8 % souvent) confirment envoyer des courriels professionnels à partir de leur compte privé.
La volonté de disposer d’un compte de secours en cas de panne du premier est la motivation principale de cette pratique, selon Mirapoint. La volonté de ne pas laisser de trace sur son compte professionnel en serait une autre. Quelle qu’en soit la raison, l’utilisation de courriers électroniques à l’extérieur de la sphère de l’entreprise augmente le risque de perte de contrôle des contenus qu’ils renferment. « Une situation problématique d’un point de vue juridique », souligne Mirapoint.