SEPA : les enjeux IT des PME pour migrer dans l’espace unique de paiement en euros

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Difficile pour les entreprises d’échapper à la migration SEPA qui a des implications informatiques associées à la gestion financière. Synthèse de la problématique.

La migration SEPA entame la ligne droite mais la transition prendra plus de temps. Dans le cadre de l’espace unique de paiement en euros (Single Euro Payments Area), l’entrée en vigueur des virements et prélèvements reste fixée au 1er février 2014 mais une période supplémentaire pour s’adapter a été accordée par la Commission européenne. C’est donc seulement à partir du 1er août 2014 que les opérations SEPA remplaceront définitivement les transferts de fonds en euros au format national, pour les paiements nationaux et transfrontaliers (intra-européens ou internationaux).

Après, les opérations de paiement non conformes à la norme Sepa seront rejetées par les banques. Cela concerne aussi bien le versement des salaires, le prélèvement de clients que le paiement des fournisseurs ou le remboursement d’emprunt. Tous les utilisateurs de moyens de paiements scripturaux sont concernés par SEPA : les entreprises et les administrations, les commerçants et les particuliers. C’est une bascule gigantesque avec des enjeux cruciaux dans 32 pays (les 28 membres de l’Union Européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et la Suisse).

Pourquoi ce répit de six mois ? Si les banques en première ligne se sont préparées à ces grands changements, les entreprises ne sont pas encore prêtes pour la bascule du système en février 2014, de mettre en œuvre la migration informatique de leurs moyens de paiement et outils de gestion, sans risquer de subir des ruptures de trésorerie. Le gouvernement, le MEDEF et la Banque de France ont fourni des efforts de communication vis-à-vis des entreprises mais visiblement, cela n’a pas suffi. Dans un sondage réalisé début décembre 2013 par l’éditeur de logiciels pour les entreprises Sage, 25% des PME françaises interrogées déclaraient qu’elles n’était pas prêtes pour cette bascule SEPA.

Il faut dire que le SEPA va changer la vie des PME sur plusieurs points : trésorerie, juridique, informatique (mises à jour de logiciels de comptabilité et de paie) et gestion achats-commercial-RH (voir encadré ci-dessous). Au niveau des grandes entreprises, ce n’est pas forcément évident non plus de modifier le système d’information aux nouvelles normes de paiement unifié. Ainsi, fin novembre 2013, Silicon.fr signalait chez EDF un bug affectant 40 000 clients d’EDF associé à cette migration.

Migration SEPA : tout un écosystème IT mobilisé

A plusieurs reprises, l’éditeur Sage a averti les entreprises de certaines implications. Non sans un certain intérêt pour développer son business de vente de logiciels professionnels mais reconnaissons que la pédagogie est importante sur ce sujet technique qui touche la gestion financière des entreprises au jour le jour.

En guise de focus, prenons par exemple le cas du passage aux prélèvements SEPA implique des évolutions logistiques pour l’entreprise. Dans un avis d’expert à l’intention des PME diffusé en septembre 2013, Sage rappelle deux points jugés majeurs :
– Initialiser la gestion des mandats : la mise en œuvre de nouveaux prélèvements SEPA requiert désormais la signature d’un mandat entre le créancier et son débiteur (hors prélèvements récurrents déjà en place);
– Archiver les mandats : les mandats établissent le cadre juridique des flux financiers entre le débiteur et le créancier. C’est à ce dernier, et non plus à la banque, que revient la charge de leur gestion et de leur archivage, au format papier ou électronique.

Cette migration implique également une évolution du cadre juridique car, en cas de contestation d’un ordre de prélèvement par un débiteur, c’est désormais au créancier (et non plus aux banques) de fournir la preuve (le mandat). D’où l’importance d’adopter un système permettant de tracer et d’archiver ces documents.

Des éditeurs traditionnels comme Sage ou Cegid mettent en avant ses propres solutions pour planifier la migration SEPA. Mais il existe aussi des solutions en mode SaaS (hébergé) susceptible d’intéresser les grands émetteurs de prélèvements (opérateurs télécoms, compagnie d’électricité ou de gaz, etc.) qui chercheraient à externaliser la gestion des mandats.

Des start-up cherchent également à exploiter le filon SEPA comme MyBank (initiative de l’association européenne ABE Clearing, visant à proposer un système de paiement qui permet aux internautes de payer directement sur le site de leurs banques, par virement, lors d’un achat sur Internet). Quant à la start-up française Slimpay (reconnue établissement de paiement par la Banque de France), elle propose un système de signature électronique des mandats (gage de sécurité et utile en cas de litiges).

 Ce que le Sepa va changer dans la vie de l’entreprise
Trésorerie – Nouveaux instruments de paiements;
– Nouveaux formats bancaires;
– Nouvelles modalités de rapprochement des comptes bancaires;
– Nouvelles rubriques dans les contrats bancaires, éventuelles renégociations
Juridique – Une nouvelle responsabilité : la gestion des mandats SDD;
– Mise à jour des contrats de vente et des conditions de paiement
 Informatique  – Selon la solution retenue, gérer les habilitations des utilisateurs (tokens, mots de passe…);
– Gérer la sécurité des canaux de transmissions bancaires;
– Mettre à jour les logiciels et les systèmes (chaîne STP, de l’ordre de paiement à la comptabilité);
– Retransmettre aux services utilisateurs les informations envoyées en SEPA (les 140 caractères de l’ISO 20022);
– Conversion des données CFONB 160 en ISO 20022 (Conversion ETEBAC vers SEPA), par exemple grâce au guide de mise en œuvre CFONB
 Achats/Commercial/RH  – Migration des informations bancaires (salariés, clients, fournisseurs) de RIB en BIC/IBAN;
– Mise à jour de la documentation commerciale.

(Source FIDRYS, via Les Echos)

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