Digital workplace : 12 conseils pour limiter la pénibilité numérique

Les outils collaboratifs se sont installés au coeur des modes de travail mais, on le sait désormais, leur mauvais usage entraine une pénibilité numérique…qui devient contre-productive. Voici 12 conseils pour y remédier.

Peut-on caractériser la notion de « pénibilité numérique » ? Mazars et Mailoop ont en tout cas entrepris de mettre le phénomène en chiffres, sur la base de données collectées par le second*.

Il en résulte un référentiel publié sous la bannière de l’OICN (Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique). Ci-dessous, un bref passage en revue sur le modèle « une statistique – une recommandation ».

1 – Utiliser les fonctionnalités d’envoi différé

Le référentiel classe 31 % des salariés dans la catégorie des « hyperconnectés » au sens où ils envoient, au moins 50 jours par an, des e-mails après 20 heures.

2 – Définir des seuils pour mieux dimensionner les équipes

Constat : le volume d’e-mails envoyés (38 en moyenne par semaine) et reçus (144) est fortement corrélé à la typologie des métiers. Et souvent aggravé par les responsabilités managériales.

3 – Clarifier avec son équipe la notion d’urgence

De moyen de communication asynchrone, l’e-mail tend à devenir un outil de conversation instantanée. Près d’une réponse sur cinq (17,8 %) est envoyée en moins de 5 minutes.

4 – Mettre en place des rituels d’équipe, y compris en télétravail

Au-delà des populations sursollicitées, il y a aussi les collaborateurs que le référentiel qualifie d’« isolés ». En l’occurrence, ces 12,3 % qui interagissent avec moins de dix personnes par semaine dans le cadre professionnel.

5 – Limiter les conversations par e-mail avec plus de 5 personnes

En toile de fond, la complexification des missions… et la détérioration de la circulation de l’information qui va avec. Le réflexe du « répondre à tous » engendre 25 % des e-mails ; la copie, 30 %.
[Conseils supplémentaires : passer à la logique de recherche d’informations utiles au bon endroit et identifier le doublonnement de l’information sur des canaux différents]

6 – Au-delà de trois e-mails, décrocher son téléphone

Passé ce seuil, il faut en tout cas questionner le choix du canal. 17 % des e-mails sont générés par un usage conversationnel (plus de 10 allers-retours).

7 – Définir le canal de communication et s’y tenir

Si le chat a globalement été adopté (40 % des collaborateurs envoient au moins un message par jour), on ne peut pas en dire autant des groupes Teams (71,1 % des collaborateurs n’y envoient aucun message ; 18,7 % en envoient moins d’un par mois).
[Conseil supplémentaire : former à partir de cas d’usage plutôt que sur les outils eux-mêmes]

8 – Montrer les impacts de la rupture du cycle collaboratif

31,4 % des salariés de l’échantillon considéré ne travaillent jamais sur des fichiers en mode collaboratif. 34 % le font moins d’une fois par mois.

9 – Utiliser le statut « ne pas déranger » et paramétrer des plages protégées

70 % des collaborateurs interrompent leur tâche quand surgit une notification. Les efforts pour se reconcentrer occasionnent de la fatigue cognitive.
Sur les semaines ouvrées (9 heures – 18 heures), les dirigeants n’ont plus que 5 créneaux libres d’une heure sans envoi d’e-mail. Soit 11 % du temps de travail hebdomadaire sans interruption.

10 – Filtrer et prioriser les e-mails

Environ 30 % des collaborateurs laissent passer plus de 20 % de leurs e-mails sans les traiter. On approche des 40 % chez les managers et des 50 % chez les dirigeants.
[Conseil supplémentaire : adopter une méthode de traitement accéléré des e-mails]

11 – Changer la durée des réunions

En comptant toutes les réunions sauf celles refusées, on y passe en moyenne 6 h 31 par semaine. Par ailleurs, près d’une réunion sur dix (9,1 %) est collée à la précédente.
[Conseil supplémentaire : clarifier l’objectif de chaque réunion]

12 – En réunion : déposer son téléphone dans une boîte

Lorsque le cumul du temps passé en réunion et de la gestion des flux de communication approche des 5 heures par jour, des habitudes multitâches émergent. D’où une tendance à accepter des réunions en parallèle (17 % se chevauchent chez les collaborateurs ; 20 % chez les managers ; 36 % chez les dirigeants). Et à envoyer des e-mails pendant ces réunions (environ un par heure).
[Conseil supplémentaire : mieux gérer son statut sur les messageries instantanées pour ne pas être interrompu]

(mieux gérer son statut pour ne pas être interrompu)

Découvrez les solutions technologiques et les choix d’organisation récents d’entreprise françaises et internationales, lors du prochain Silicon Day Workplace du 29 juin.

* Sur « près de 9000 personnes, 58 millions de métadonnées d’e-mails et 1,7 million de métadonnées de réunions.