Gestion documentaire : il reste du chemin jusqu’au data lake

Le data lake n’est pas encore une réalité en entreprise.

M-Files le suggère dans un rapport fruit d’une étude commandée au cabinet Vanson Bourne.

L’éditeur américain – qui commercialise des logiciels de gestion de contenu d’entreprise – s’appuie sur les réponses de 1 500 employés interrogés dans 10 pays dont la France.

Cette dernière concentre 13 % de l’échantillon, composé à 25 % de PME (moins de 250 personnes au sens de l’Insee).

Elle ne fait globalement pas exception au tableau que dépeint M-Files : des informations disséminées et pas toujours pleinement exploitables, quand elles ne sont pas inaccessibles.

Il est « parfois », voire « toujours » difficile de les trouver pour 46 % des répondants. Deux éléments en particulier compliquent la tâche : des noms inappropriés (42 %) et de mauvais emplacements (41 %).

Sur le premier point, 27 % des employés interrogés ont déclaré que leur entreprise avait mis en place des règles destinées à uniformiser le nommage. Sur le second, une entreprise utilise en moyenne quatre emplacements pour stocker ses documents. La messagerie électronique en fait partie pour 69 % d’entre elles ; le stockage réseau, pour 55 %, tandis que 24 % ont un système de gestion documentaire.

Ça coince aussi parfois dans les processus de validation des documents. Entre autres à cause d’inaccessibilités sur les appareils mobiles (20 %)… alors même qu’ils sont 81 % à s’en servir pour accéder à des fichiers (62 % trouvant la tâche « parfois » difficile).