Mobilité et travail collaboratif, nouveaux usages dans les collectivités territoriales

Dans le cadre d’une réflexion autour de l’administration électronique, la mission Ecoter, association spécialisée sur l’intégration dans le secteur public des nouvelles technologies regroupant les collectivités territoriales et les entreprises des réseaux de communication, a réalisé une étude avec l’association Prospective & Gouvernance, observatoire et centre de réflexion des collectivités locales sur les défis technologiques à venir. Cette étude sur l’usage des outils bureautiques par les agents et cadres territoriaux a été conçue avec le concours du cabinet Calipia spécialisé dans les technologies de l’information. Elle a été conduite auprès de 724 cadres et agents de collectivités territoriales.

Premier enseignement : 35% des agents maîtrisent les fonctionnalités complexes de la bureautique comme les tableaux croisés dynamiques, la fusion et le publipostage. Il existe donc une large appropriation des outils complexes de la part des agents territoriaux.

Par ailleurs, l’étude pointe de nouveaux usages qui apparaissent dans les collectivités comme la mobilité et le travail collaboratif. Près de la moitié des collectivités interrogées disposent de PDA et de téléphones mobiles équipés de fonctions de PIM intégrées (Personal Information Management : gestion d’agenda, carnets d’adresse et parfois messagerie électronique). Un tiers des collectivités permettent aux agents d’accéder à leur boîte e-mail en dehors du bureau. En outre, la bureautique introduit des fonctions nouvelles de communication et de collaboration. Elle favorise les échanges entre les services, le décloisonnement et contribue à améliorer le service aux usagers.

Autre élément souligné par l’étude : les solutions bureautiques sont au coeur du système d’information et étroitement intégrées aux applications métiers. De nombreux agents intègrent dans les traitements de texte ou tableurs des données directement issues des applications métiers comme la gestion financière, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion des marchés publics. Les solutions bureautiques permettent ainsi de tirer parti des capacités de visualisation, d’édition et de diffusion des données des systèmes de gestion. Cependant, l’intégration de ces outils de bureautique freine la pénétration des solutions libres dans les collectivités territoriales.