Microsoft 365 : comment fonctionne le « score de productivité » ?

Optimiser l’usage de OneDrive, en particulier au niveau du partage externe : c’est le principal apport que Nestlé affirme avoir tiré du « score de productivité » Microsoft 365.

Cet outil vient de passer en phase de disponibilité générale. On y accède dans le centre d’administration. Les indicateurs qu’il présente se fondent sur deux aspects. D’une part, l’utilisation de la suite bureautique cloud (« expérience employé »). De l’autre, celle des technologies sous-jacentes.

La partie « expérience employé » se divise en cinq axes (collaboration, communication, réunions, travail d’équipe, mobilité). La partie technologique en comporte trois (terminaux, réseaux, état du parc applicatif). Tous ont le même poids dans le « score de productivité ». En l’occurrence, une note sur 100.

Au-delà de ces métriques, Microsoft promet des recommandations pour améliorer l’usage de ses outils. Et de quoi faire la comparaison avec les performances d’organisations concurrentes « de même profil ». Ses critères en la matière : zone géographique, secteur d’activité, nombre d’utilisateurs, types de licences et ancienneté sur Office/Microsoft 365.

Les logiciels pris en compte sont les suivants : Excel, Exchange, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Skype, Teams, Word et Yammer. L’accès au score requiert au minimum un abonnement Microsoft 365 Business ou Office 365 Entreprise. Pour les statistiques sur les terminaux et les recommandations liées, il faut ajouter Intune… entre autres exigences détaillées dans cette documentation annexe.

Un score 100 % Microsoft

On consultera également la documentation principale, pour obtenir en particulier des détails sur les différentes métriques. Chacune fait, sur la page d’accueil du « score de productivité », l’objet d’un « insight principal » :

Collaboration : catégorisation des usagers de OneDrive, entre « lecteurs », « créateurs » et « collaborateurs »
Communication : nombre d’utilisateurs de Microsoft 365 qui exploitent plus d’un outil
Réunions : taux de meetings qui ont impliqué au moins un partage de vidéo ou d’écran sur Teams
Mobilité : taux d’usage multiplateforme
Travail d’équipe : taux d’usagers ayant au moins envoyé un message sur un canal Teams ou sur une boîte Exchange partagée ou ayant consulté et créé du contenu sur des sites SharePoint

Cliquer sur l’une de ces métriques fournit davantage d’informations. Entre autres, des visualisations de tendances sur 28 et 180 jours. Microsoft y adjoint, pour la « période Covid », un « rapport de continuité d’activité ». Objectif : comprendre comment le télétravail affecte la communication et la collaboration.

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