Arvato Services, division du groupe Bertelsmann, et STS Group, éditeur de logiciels spécialisés dans l’échange et l’archivage électronique, viennent d’annoncer la création de Document Channel, une co-entreprise dédiée à la gestion de la chaîne documentaire en entreprise en mode SaaS (Software as a Service).

A l’occasion d’une conférence de presse, Document Channel a présenté ses solutions « 100% Web ». Elles permettent aux TPE et aux PME  d’externaliser l’impression et la logistique courrier jusqu’à sa remise en poste et de traiter un document en dématérialisation totale.

A l’heure où « 90 à 95% de la communication en entreprise passe par le papier », comme le précise Alain Delgrande, P-DG de Document Channel, il est important de se tourner désormais vers l’ère du numérique en apportant des offres de gestion et d’archivage de documents à partir de plates-formes dématérialisées.

Ces offres existent, mais elles sont encore « trop hétérogènes, complexes et nécessitent des investissements lourds ». Et aujourd’hui, la gestion de documents papier coûte entre 8 et 12% du chiffre d’affaires d’une entreprise.

Pour aider les entreprises à évoluer vers le « zéro papier », Document Channel, propose, comme l’a rappelé Alain Delgrande, « une solution en mode SaaS rassemblant un ensemble de technologies auxquelles les entreprises pourraient à tout moment accéder pour la gestion et l’archivage de leurs documents professionnels ».

L’ensemble des processus de la gestion d’un document est ainsi pris en charge par ces plates-formes externalisées, hébergées par Global Switch. Cela va de son échange à son archivage, en passant par sa consultation en ligne, son envoi numérique sécurisé et tracé, son impression et son envoi par courrier postal.

Couvrir à 100% la gestion du document en mode SaaS

A travers son offre, Document Channel compte donc bien couvrir tous les champs d’application d’une gestion de document 100% Web et aider à  « structurer efficacement l’ensemble de la gestion documentaire de l’entreprise ».

Le prestataire prend ainsi en charge l’externalisation de l’impression et de la logistique du courrier, jusqu’à la remise en poste. Cette nouvelle façon de traiter les documents permettrait de générer d’importantes économies pour l’entreprise et d’accroître ses performances en la matière, avec des délais et des coûts optimisés en matière de gestion du courrier.

Document Channel souhaite aussi miser sur le marketing direct en ligne en proposant une boutique en ligne, offrant la possibilité d’organiser rapidement une campagne de communication à travers des mailings.

La nouvelle entité prend également en compte les nouvelles règlementations permettant au courrier électronique de devenir un document juridique valable au même titre qu’un document papier.

Elle met ainsi en avant la technologie  Keyvelop de STS Group permettant d’envoyer des documents sous enveloppe électronique scellée. A cela se combine un volet d’archivage électronique, avec des modules de recherches et de consultations de documents intégrés.